La mini guida di oggi sarà dedicata alla creazione di fatture con il nostro software di fatturazione elettronica, per offrire un quadro più completo dei nostri servizi e accessori a chi non è ancora cliente ioFatturo o a chi lo è già ma ha bisogno di sapere tutto, ma proprio tutto, sui nostri servizi. Vediamo, passo dopo passo, come fare per generare in modo semplice e veloce una fattura da esportare in pdf o da inviare via mail. La procedura richiede circa 3/5 minuti, i passaggi sono i seguenti: selezione della tipologia di documento; data documento; soggetto a cui intestare la fattura; prodotti/servizi da includere in fattura; spese addizionali.
Nel primo passaggio, il 2 di 9, si dà al cliente la possibilità di scegliere se si tratta di una fattura elettronica PA o di fattura verso privati.
Nel primo caso, occorre spuntare la casella relativa. Nel secondo, invece, la scelta è più vasta. Le opzioni che si prospettano presentano diverse tipologie di fatture e diverse modalità di compilazione tra cui scegliere. Vediamole insieme:
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fattura con numerazione automatica in cui basta indicare la data di fatturazione per generare automaticamente il numero di fattura sequenziale;
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fattura con numerazione manuale in cui sia la data che il numero di fattura dovranno essere inseriti manualmente;
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pre-fattura. I passaggi della procedura guidata aiutano nella composizione della prefattura. Questo non è un documento contabile, per cui non richiede data e numero di fatturazione; si potrà convertire successivamente la prefattura in fattura;
E poi ancora, che sia automatica o manuale, tra le opzioni avremo: pre-fattura accompagnatoria, fattura accompagnatoria con numerazione automatica, fattura accompagnatoria con numerazione manuale, nota di credito con numerazione automatica, nota di credito con numerazione manuale.
A questo punto è necessario selezionare una delle opzioni appena descritte per accedere al passaggio successivo, noi per semplicità sceglieremo la prima opzione, “fattura con numerazione automatica”. Nel passaggio 3 di 9, "data e numero di documento", viene richiesta la data dello stesso documento (o nota di credito).
Il passaggio 4 di 9, Soggetto, è dedicato al cliente a cui intestare la fattura. Si può selezionare un soggetto già presente in archivio o aggiungerne un altro, utilizzando la funzione “quick insert”. I dati vengono riportati così come sono stati precedentemente inseriti, ma possono essere modificati.
Passaggio 4 di 9: Soggetto
Il passaggio successivo, il 5 di 9, è dedicato al "corpo fattura". A questo punto occorre selezionare l'articolo/servizio da inserire in fattura tra quelli già presenti nell'archivio oppure inserire un nuovo articolo con testo libero. Inoltre, è possibile includere in fattura uno o più DDT (documenti di trasporto) rilasciati al soggetto selezionato nel passaggio precedente. È possibile, anche, convertire in fattura un preventivo rilasciato al cliente prescelto.
Si procede, così, al passaggio 6 di 9, dedicato alle "informazioni accessorie". Tra queste: condizioni di pagamento che permette di scegliere la modalità di pagamento, la banca d'appoggio che permette di selezionare il nome della banca e altre generalità relative all'intestatario, le spese accessorie e le note in fattura, informazioni opzionali. E poi ancora riepilogo Iva e campi testata documento.
Passaggio 6 di 9, Informazioni accessorie
Il passaggio 7 di 9 è dedicato alla fattura elettronica PA, quindi se nel passaggio 2 di 9 si selezionerà l'opzione PA il quadro che si presenterà sarà differente ordine d'acquisto, dati contratto, sal, altre informazioni e allegati opzionali.
Il passaggio 8 di 9 è invece il "riepilogo", dove è possibile visualizzare i dati riepilogati del documento, cliccare sulla voce “salva” per confermare o visualizzare l'anteprima prima di procedere. Nelle opzioni avanzate per visualizzazione righe fattura è possibile selezionare quali colonne si intende visualizzare nelle righe di fattura e ad ogni colonna assegnare una larghezza e un allineamento testo. Procedendo con “salva” si va avanti al passaggio 9 di 9 che a conclusione della procedura, presenta al cliente diverse opzioni: stampare il documento in formato pdf, inviare la fattura via mail, modificare il documento o ritornare all'archivio fatture.
Passaggio 9 di 9, riepilogo dei dati inseriti nella Fattura Elettronica